Эффективные советы по управлению временем на работе

Эффективные советы по управлению временем на работе

В нашем быстро меняющемся мире, когда каждый момент кажется наполненным большим количеством задач, чем позволяет время, управление временем - это не просто необходимый навык, а критически важный спасательный круг для профессионального успеха и личной самореализации.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент подразумевает планирование того, как эффективно использовать и сознательно контролировать время, которое вы тратите, чтобы добиться максимальной продуктивности. Одним словом, тайм-менеджмент помогает сделать больше за меньшее время. Другие преимущества включают в себя:

• Повышение качества работы
• Меньший стресс
• Больше времени для работы над стратегическими или творческими проектами
• Меньше проволочек
• Больше уверенности в себе

Почему управление временем важно?

Эффективная стратегия управления временем может сделать ваш рабочий день более эффективным и результативным. Ознакомьтесь с этими советами по тайм-менеджменту, которые помогут преобразить вашу работу

• Укладывайтесь в сроки. Управляйте своим временем, и тогда вам будет проще сдавать работу в срок. С помощью правильных стратегий вы сможете оставить в прошлом дни проволочек и засиживания в последнюю минуту перед дедлайнами.
• Расставьте приоритеты в своих задачах. Вы когда-нибудь смотрели на свой список дел и не знали, с чего начать? Тайм-менеджмент поможет вам лучше расставить приоритеты, чтобы вы тратили меньше времени на решение того, за какие задачи браться в первую очередь.
• Лучше справляйтесь со своей нагрузкой. Если вы чувствуете себя подавленным из-за большого количества работы, найдите более эффективный способ распоряжаться своим временем, чтобы легче было жонглировать задачами.
• Делайте больше перерывов. Внедрите более эффективную стратегию тайм-менеджмента, чтобы успеть сделать все утренние дела до обеда и перестать работать в обеденный перерыв.
• Найдите больше времени для себя. Вы часто замечаете, что ваш рабочий день перетекает в нерабочее время? Грамотный тайм-менеджмент поможет вам ограничить выполнение рабочих задач до 9-5, что позволит вам уделить больше времени себе.

Советы экспертов о том, как лучше распоряжаться своим временем

Вот как начать разрабатывать более эффективную систему управления временем

1. Знайте, как вы тратите свое время
Если ваша продуктивность измеряется результатами работы за определенный период, то потерянное время может означать выброшенные за окно доллары. Как и при составлении бюджета, вам необходимо отслеживать, на что вы тратите свое время, чтобы выявить области или привычки, которые мешают вам достичь своих целей. Начните с проверки времени. 

2. Придерживайтесь ежедневного расписания
Не ограничивайтесь фразой «У меня есть восемь часов, чтобы сделать XYZ». Составьте расписание на день, выделив определенные временные блоки для разных задач. Придерживаться его - ключ к успеху. Создавайте реалистичные сроки. Люди переоценивают свои возможности по выполнению задач - ученые называют это явление «заблуждением планирования», которое обычно приводит к слишком оптимистичным оценкам сроков выполнения. Добавляйте временные буферы между задачами, чтобы даже если одна из них выйдет за пределы лимита времени, общий график остался нетронутым. Уделяйте все свое внимание. Старайтесь не заходить в рабочее время на сайты, не связанные с работой (или чем бы то ни было, что вы не должны делать). Закройте все вкладки браузера «на потом». Выключите телефон или уберите его в недоступное место, пока не наступит время запланированного перерыва. Опять же, самодисциплина - ваш лучший друг.

3. Расставьте приоритеты
Списки дел могут стать спасителями продуктивности. Но если вы не будете осторожны, они могут стать настолько большими и подавляющими, что вы не будете знать, с чего начать. Инструмент, известный как матрица Эйзенхауэра, может помочь вам решить, что нужно расставить приоритеты в зависимости от важности и срочности. Используя эту матрицу принятия решений, вы можете разбить свой список на части:

• Выполнить немедленно: Важные задачи с определенными сроками или те, которые вы откладывали так долго, что теперь они уже просрочены.
• Запланировать на потом: Важные задачи без определенных сроков
• Делегируйте: Задачи, которые может выполнить кто-то другой
• Удалить: Задачи, которые вы можете исключить, потому что они не являются критическими для ваших целей или миссии.

4. Автоматизируйте повторяющиеся задачи
Сотрудники, которые автоматизируют работу, на 71 % чаще превосходят ожидания руководителей. Когда вы автоматизируете утомительную или повторяющуюся работу, это освобождает ценное время, позволяя вам сосредоточиться на более сложных и творческих аспектах вашей работы.

5. Сначала решайте самую сложную задачу
Отвлекающие факторы случаются с каждым из нас, будь то телефонный звонок, просьба коллеги или груда грязной посуды. В следующий момент вы понимаете, что день прошел. 

6. Пакетная обработка схожих задач
Пакетирование, или пакетная обработка, означает объединение схожих задач, чтобы вы могли работать над ними вместе. Группируйте их по целям или функциям.

Например:

• Встречи с клиентами по средам и четвергам.
• Отвечать на электронные письма только с 10 до 11 часов утра
• Генерировать отчеты первым делом утром и распределять их.

7. Задействуйте искусственный интеллект для поиска и составления резюме
Представьте, что у вас есть помощник, который отсекает шум, предоставляя вам только ту информацию, которая вам нужна, и именно тогда, когда она вам нужна. Искусственный интеллект повышает вашу производительность, отвечая на ваши вопросы, обобщая беседы и создавая контент, например, коммерческие предложения и конспекты для блогов. Он поможет вам быстро найти нужную информацию, сосредоточиться на важных задачах и лучше распорядиться своим временем, чтобы успеть сделать больше.

8. Установите разумные временные рамки
Если у вас есть целый день на выполнение двух задач, которые должны занять всего три часа, вы, вероятно, все равно потратите на них весь день. Если же вы выделите себе меньший промежуток времени, есть шанс, что вы все же уложитесь в более ранний срок.

9. Научитесь говорить «нет
В течение дня у нас так много энергии, и она убывает с течением времени. Чтобы избежать халтурной работы, знайте свои пределы и умейте говорить «нет». Признайте свои сильные и слабые стороны. Сосредоточьтесь на том, что у вас хорошо получается, и, если возможно, делегируйте другим людям то, что можно сделать лучше и быстрее.

10. Избегайте многозадачности
Научные данные о многозадачности однозначны: Она снижает эффективность и даже может быть опасной. По данным психологической ассоциации, умственное жонглирование связано с «издержками переключения», которые снижают производительность. Хотя переключение между задачами может стоить всего несколько секунд, при частой многозадачности они возрастают. Кроме того, возрастает риск ошибок.

11. Держите вещи организованными

• Поддерживайте чистоту на рабочем столе. Психологи и неврологи связывают влияние беспорядка на познание, психическое здоровье и поведение. Визуальный беспорядок может повышать уровень стресса и тревоги, вызывая реакцию «бой или бегство». Чтобы лучше принимать решения, выбросьте все бумаги, которые можно измельчить или сдать на переработку. Уберите все ненужные вещи и разместите повседневные инструменты в пределах досягаемости.
• Скоординируйте компьютерные файлы и общие диски. Именование файлов - ключевой момент в организации цифровых файлов. Создайте систему, которая позволит вам и вашим коллегам быстро и легко находить нужные вещи.
• Используйте календарь. Организуйте свой календарь по жизненным категориям, например, «личные», «профессиональные» и «обязательства». Попробуйте использовать цветовое кодирование для быстрого разграничения категорий, а также для разделения срочных и несрочных дел.