Ефективні поради, як опанувати тайм-менеджмент на роботі
У нашому швидкоплинному світі, де кожна мить здається наповненою більшою кількістю завдань, ніж дозволяє час, тайм-менеджмент - це не просто корисна навичка, це критично важливий рятувальний круг як для професійного успіху, так і для особистої самореалізації.
Що таке тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент передбачає планування того, як ефективно використовувати і свідомо контролювати час, який ви витрачаєте, щоб максимізувати продуктивність. Коротше кажучи, тайм-менеджмент допомагає вам робити більше за менший час. Серед інших переваг тайм-менеджменту
- Краща якість роботи
- Менше стресу
- Більше часу для роботи над стратегічними або творчими проектами
- Менше прокрастинації
- Більше впевненості в собі
Чому важливий тайм-менеджмент?
Ефективна стратегія тайм-менеджменту може зробити ваш робочий день ефективнішим та результативнішим. Ознайомтеся з цими порадами з тайм-менеджменту, які допоможуть змінити вашу роботу
- Дотримуйтесь своїх термінів. Керуйте своїм часом, і вам буде легше виконати роботу вчасно. За допомогою правильних стратегій ви можете залишити позаду дні прокрастинації та зубріння в останню хвилину перед дедлайнами.
- Розставляйте пріоритети у своїх завданнях. Ви коли-небудь дивилися на свій список справ і не знали, з чого почати? Тайм-менеджмент може допомогти вам краще розставити пріоритети, щоб ви витрачали менше часу на рішення, які завдання вирішувати в першу чергу.
- Краще контролюйте своє робоче навантаження. Якщо ви відчуваєте, що вас переповнює велика кількість роботи, пошук більш ефективного способу управління своїм часом допоможе вам легше впоратися зі своїми завданнями.
- Робіть більше перерв. Впровадьте кращу стратегію тайм-менеджменту, щоб ви могли завершити ранкові справи до обіду і припинити роботу в обідню перерву.
- Приділяйте більше часу собі. Чи часто ви помічаєте, що ваш робочий день перетікає в неробочі години? Ефективний тайм-менеджмент допоможе вам обмежити робочі завдання робочим графіком з 9 до 5, що дасть вам більше часу на себе.
Поради експертів про те, як краще керувати своїм часом
Ось як почати розробку кращого тайм-менеджменту
1. Знайте, як ви витрачаєте свій час
Якщо ваша продуктивність вимірюється обсягом виробленої продукції за певний період, втрачений час може означати викинуті на вітер гроші. Так само, як і при складанні бюджету, ви повинні відстежувати, на що ви насправді витрачаєте свій час, щоб виявити будь-які сфери або звички, які заважають вам досягати поставлених цілей. Почніть з перевірки часу.
2. Дотримуйтесь щоденного розкладу
Виходьте за рамки «у мене є вісім годин, щоб зробити XYZ». Створіть щоденний графік з виділеними часовими блоками для різних завдань. Дотримуватися його - ключ до успіху. Створюйте реалістичні часові рамки. Люди переоцінюють свою здатність встигати - це явище вчені називають «помилкою планування», яка зазвичай призводить до надмірно оптимістичних оцінок результатів. Додайте часові буфери між завданнями, щоб навіть якщо одне з них буде виконано з перевищенням ліміту часу, загальний графік залишався неушкодженим.Приділяйте всю свою увагу. Не переходьте на сайти, не пов'язані з роботою (або те, що ви не повинні робити) в робочий час. Закрийте всі вкладки браузера «на потім». Вимикайте телефон або ховайте його в недоступне місце, поки не настане час запланованої перерви. Знову ж таки, самодисципліна - ваш найкращий друг.
3. Розставляйте пріоритети
Списки справ можуть бути рятівниками продуктивності. Але якщо ви не будете обережними, вони можуть стати настільки великими і непосильними, що ви не знатимете, з чого почати. Інструмент, відомий як матриця Ейзенхауера, може допомогти вам вирішити, яким справам надати пріоритет відповідно до їхньої важливості та терміновості. Використовуючи цю матрицю рішень, ви можете розбити свій список на частини:
- Зробити негайно: Важливі завдання з визначеними дедлайнами, або ті, які ви відкладали так довго, що вони вже прострочені.
- Заплануйте на потім: Важливі завдання без визначеного дедлайну
- Делегувати: Завдання, які може виконати хтось інший
- Видалити: Завдання, які ви можете усунути, оскільки вони не є критично важливими для ваших цілей або місії
4. Автоматизуйте повторювані завдання
Співробітники, які автоматизують роботу, на 71% частіше перевершують очікування менеджерів. Коли ви автоматизуєте нудну або повторювану роботу, це може вивільнити цінний час, дозволяючи вам зосередитися на більш складних і творчих аспектах вашої роботи.
5. Спочатку візьміться за найскладніше завдання
Відволікання трапляються з усіма нами, будь то телефонний дзвінок, прохання колеги або купа брудного посуду. Не встигнеш оком моргнути, як день закінчився.
6. Обробляйте однотипні завдання в пакетному режимі
Пакетна обробка означає групування схожих завдань, щоб ви могли працювати над ними разом. Групуйте їх за цілями або функціями.
Наприклад:
- Зустрічі з клієнтами по середах і четвергах
- Відповідати на електронні листи тільки з 10:00 до 11:00
- Створювати звіти вранці, а потім розсилати
7. Залучайте ШІ для пошуку та зведень
Уявіть, що у вас є помічник, який вирізає шум, надаючи вам тільки ту інформацію, яка вам потрібна, і саме тоді, коли вона вам потрібна. Штучний інтелект підвищує вашу продуктивність, відповідаючи на ваші запитання, резюмуючи розмови та створюючи контент, наприклад, торгові пропозиції та план блогу. Він допомагає швидко знаходити потрібну інформацію, зосереджуватися на важливих завданнях і краще керувати своїм часом, щоб встигати більше.
8. Встановлюйте розумні часові межі
Якщо у вас є цілий день, щоб виконати два завдання, які повинні зайняти лише три години, ви, ймовірно, все одно витратите на них весь день. Якщо ви дасте собі менший проміжок часу, швидше за все, ви все одно вкладетеся в більш ранній термін.
9. Навчіться говорити «ні
У нас не так багато енергії на день, і вона зменшується з кожною годиною. Щоб уникнути роботи впівсили, знайте свої межі і будьте готові сказати «ні». Визнайте свої сильні та слабкі сторони. Зосередьтеся на тому, що у вас добре виходить, і, якщо можливо, делегуйте те, що може бути зроблено краще і швидше іншими людьми.
10. Уникайте багатозадачності
Наука чітко говорить про багатозадачність: Вона знижує ефективність і навіть може бути небезпечною. За даними психологічної асоціації, розумове жонглювання пов'язане з «витратами на переключення», які знижують продуктивність. Хоча перемикання завдань може коштувати лише кілька секунд на одне перемикання, якщо ви часто працюєте в режимі багатозадачності, це призводить до значних витрат. Також зростає ризик помилки.
11. Тримайте речі організованими
- Підтримуйте чистоту на робочому столі. Психологи та неврологи пов'язують вплив безладу на пізнання, психічне здоров'я та поведінку. Візуальний безлад може підвищити рівень стресу і тривоги, викликаючи реакцію «бий або тікай». Для кращого прийняття рішень викидайте всі папери, які можна подрібнити або переробити. Приберіть несуттєві речі і покладіть щоденні інструменти в межах легкої досяжності.
- Координуйте файли на комп'ютері та спільних дисках. Називання файлів - це ключ до впорядкування цифрових файлів. Створіть систему, яка дозволить вам і вашим колегам швидко і легко знаходити потрібні елементи.
- Використовуйте календар. Організуйте свій календар за сферами життя, такими як «особисте», «професійне» та «зобов'язання». Спробуйте кольорове кодування, щоб швидко розрізняти категорії або термінові та нетермінові справи.
